Πίνακας Περιεχομένων

1. Εισαγωγή
2. Σκοπός
3. Ορισμοί
4. Περιγραφή Διαδικασίας διαχείρισης εσωτερικών αναφορών

4.1.Υποβολή αναφοράς

4.2. Παραλαβή αναφοράς

4.3.Διαχείριση της αναφοράς

4.4.Πρόσβαση των μελών της Επιτροπής αξιολόγησης αναφορών στο περιεχόμενο των αναφορών

4.5.Ενημέρωση του αναφέροντος για την παραλαβή της αναφοράς

4.6. Παρακολούθηση της αναφοράς

4.7.Αξιολόγηση και Προτεραιοποίηση της αναφοράς

4.8. Διερεύνηση αναφοράς

4.9. Ενημέρωση του αναφέροντος για την πρόοδο και το αποτέλεσμα της διερεύνησης

4.10. Ενημέρωση προς τον αναφερόμενο

5. Περιγραφή Διαδικασίας διερεύνησης αναφορών

5.1. Ανάθεση διερεύνησης

5.2. Σχεδιασμός διερεύνησης

5.3. Διατήρηση και συλλογή δεδομένων

5.4.Διενέργεια διερεύνησης

5.5 Συνεντεύξεις εργαζομένων και εξωτερικών συνεργατών

5.6. Παροχή απόψεων αναφερόμενου

5.7. Αποτέλεσμα και Έκθεση Διερεύνησης

6. Αποφάσεις για Νομική Μεταχείριση, Σχέδιο Δράσης και Γνωστοποίηση στις Αρμόδιες Αρχές
7. Τήρηση Μητρώου αναφορών
8. Διαχείριση Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα (Δ.Π.Χ.)

8.1. Διαχείριση δικαιωμάτων υποκειμένων Δ.Π.Χ.

8.2.Τήρηση και διαγραφή Δ.Π.Χ.

9. Έγκριση και Επικαιροποίηση της Διαδικασίας διαχείρισης αναφορών

 

ΚΩΔΙΚΑΣ ΔΕΟΝΤΟΛΟΓΙΑΣ

 

ΕΙΣΑΓΩΓΗ

To Aegean College έχει προβεί στην σύνταξη και υιοθέτηση Πολιτικής αναφορών, η οποία καθορίζει το πλαίσιο, τις βασικές αρχές και παρέχει γενικές κατευθύνσεις για την υποβολή, διαχείριση και διερεύνηση αναφορών, σύμφωνα με το ν. 4990/2022. Με την παρούσα Διαδικασία διαχείρισης και διερεύνησης αναφορών εξειδικεύονται οι γενικές υποχρεώσεις που αναφέρονται στην Πολιτική και περιγράφεται αναλυτικά ο τρόπος και ο χρόνος διεκπεραίωσης των ενεργειών που είναι απαραίτητες για την υλοποίηση των δεσμεύσεων που απορρέουν από την Πολιτική. Στην παρούσα Διαδικασία αποτυπώνονται αναλυτικά τα στάδια διαχείρισης και διερεύνησης των αναφορών, από την παραλαβή τους έως το κλείσιμο των υποθέσεων και τη διαγραφή τους.

 

1. ΣΚΟΠΟΣ ΤΗΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑΣ

Το Κολλέγιο αντιμετωπίζει με τη δέουσα σοβαρότητα, εχεμύθεια και προσοχή όλες τις αναφορές που υποβάλλονται μέσω του θεσμοθετημένου δίαυλου αναφοράς. Σκοπός της παρούσας διαδικασίας είναι:

– Να προσδιορισθούν οι ενέργειες της Επιτροπής αξιολόγησης αναφορών και των Υπεύθυνων διερεύνησης από την παραλαβή των αναφορών μέχρι την αρχειοθέτησή τους.

-Να διασφαλισθεί ότι η διαχείριση και διερεύνηση των αναφορών πραγματοποιείται σε συνθήκες εχεμύθειας, εμπιστευτικότητας και ασφάλειας και ότι τα προσωπικά δεδομένα των εμπλεκομένων προστατεύονται.

– Να διασφαλισθεί η πληρότητα των αποδεικτικών στοιχείων και η αξιοπιστία του αποτελέσματος της διερεύνησης.

– Να διασφαλισθεί η διαφάνεια, η νομιμότητα και η λογοδοσία.

 

2. ΟΡΙΣΜΟΙ

Για τους σκοπούς της παρούσας Διαδικασίας και σε συμμόρφωση με την Πολιτική, ισχύουν οι ακόλουθοι ορισμοί:

1. «Αναφορά»: η προφορική ή γραπτή παροχή πληροφοριών σχετικά με παραβιάσεις που εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής της Πολιτικής Αναφορών Παραβιάσεων (Whistleblowing).

α) «Εσωτερική αναφορά»: η προφορική ή γραπτή παροχή πληροφοριών σχετικά με τις ως άνω παραβιάσεις προς τον Υπεύθυνο Παραλαβής και Παρακολούθησης Αναφορών (Υ.Π.Π.Α.)  του Κολλεγίου.

β.)«Εξωτερική αναφορά»: η προφορική ή γραπτή ή μέσω ηλεκτρονικής πλατφόρμας παροχή πληροφοριών σχετικά με τις ως άνω παραβιάσεις, προς την Εθνική Αρχή Διαφάνειας (Ε.Α.Δ.).

2.«Αναφερόμενος»: φυσικό ή νομικό πρόσωπο, το οποίο κατονομάζεται στην αναφορά ως πρόσωπο στο οποίο αποδίδεται η παραβίαση ή που σχετίζεται με το πρόσωπο στο οποίο αποδίδεται η παραβίαση που εμπίπτει στο πεδίο εφαρμογής της παρούσας.

3.«Αναφέρων»: το φυσικό πρόσωπο, που προβαίνει σε εσωτερική ή εξωτερική αναφορά ή σε δημόσια αποκάλυψη, παρέχοντας πληροφορίες σχετικά με παραβιάσεις, τις οποίες απέκτησε στο πλαίσιο των εργασιακών δραστηριοτήτων του.

4. «Αντίποινα»: οποιαδήποτε άμεση ή έμμεση πράξη ή παράλειψη, η οποία συμβαίνει εντός του εργασιακού πλαισίου, προκαλεί ή ενδέχεται να προκαλέσει αδικαιολόγητη ζημία στον αναφέροντα, ή να τον θέσει σε μειονεκτική θέση και συνδέεται με εσωτερική ή εξωτερική αναφορά ή δημόσια αποκάλυψη.

5.«Υπεύθυνος Παραλαβής και Παρακολούθησης Αναφορών», στο εξής «Υ.Π.Π.Α»: ο Υπεύθυνος Παραλαβής και Παρακολούθησης Αναφορών σχετικά με παραβιάσεις που εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής της Πολιτικής Αναφορών Παραβιάσεων (Whistleblowing).

6.«Επιτροπή Αξιολόγησης Αναφορών: Η τριμελής επιτροπή η οποία έχει αναλάβει την αξιολόγηση των αναφορών και απαρτίζεται από ένα μέλος του Διοικητικού Συμβουλίου, τη Διευθύντρια του Κολλεγίου και την Υπεύθυνη Διοικητικής Λειτουργίας & Ποιότητας Ελέγχου.

7. «Εξωτερικοί συνεργάτες»: Τρίτα μέρη που συνδέονται συμβατικά με το Κολλέγιο καθώς και το προσωπικό τους και συγκεκριμένα: σύμβουλοι, υπεργολάβοι, ανάδοχοι, προμηθευτές, πάσης φύσεως συνεργάτες και μέτοχοι 8 «Αναφορά προφανώς αβάσιμη»: ακατάληπτη ή αυτή που υποβάλλεται καταχρηστικά.
8. «Επαναλαμβανόμενη αναφορά»: Η αναφορά που αφορά περιστατικό για το οποίο έχει ήδη υποβληθεί αναφορά από το ίδιο πρόσωπο στο παρελθόν και δεν περιλαμβάνει νέα στοιχεία.

10.«Κακόβουλη αναφορά»: Η αναφορά που γίνεται εν γνώσει του αναφέροντος ότι δεν είναι αληθής.

12.«Καλή πίστη»: Εύλογη πεποίθηση του αναφέροντος, βάσει των περιστάσεων και των πληροφοριών που έχει στη διάθεσή του, ότι οι πληροφορίες που παρέχει είναι αληθείς .

13.«Μητρώο Αναφορών»: Αρχείο σε ηλεκτρονική και φυσική μορφή, που περιλαμβάνει τις αναφορές που λαμβάνει ο Υ.Π.ΠΑ. και χειρίζεται η Επιτροπή Αξιολόγησης Αναφορών.

 

4. ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΕΣΩΤΕΡΙΚΩΝ ΑΝΑΦΟΡΩΝ

4.1.Υποβολή αναφοράς

Οι αναφέροντες υποβάλλουν αναφορά και παρέχουν πληροφορίες για παραβιάσεις που εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής της Πολιτικής Αναφορών Παραβιάσεων (Whistleblowing) και έχουν υποπέσει στην αντίληψή τους, εντός του Κολλεγίου, επώνυμα ή ανώνυμα, γραπτώς ή προφορικώς.

 

Ειδικότερα:

1. Η έγγραφη αναφορά υποβάλλεται αυτοπροσώπως ή ταχυδρομικά στην έδρα του φορέα (Πανεπιστημίου 17, Αθήνα, 105 64) σε φάκελο που φέρει την ένδειξη «Υπόψη Υ.Π.Π.Α.» ή «Αναφορά του ν. 4990/2022» ή άλλη ένδειξη που να υποδηλώνει, ότι η αναφορά εμπίπτει στις διατάξεις του ν. 4990/2022. Η έγγραφη αναφορά υποβάλλεται και με μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (email) στην ηλεκτρονική διεύθυνση του Υ.Π.Π.Α. (reports@aegeancollege.gr).
2. Η προφορική αναφορά υποβάλλεται: α) Μέσω τηλεφώνου με καταγραφή συνομιλίας, εφόσον ο αναφέρων έχει νομίμως συγκατατεθεί. Το περιεχόμενο της αναφοράς που υποβάλλεται τηλεφωνικά τεκμηριώνεται είτε με καταγραφή της συνομιλίας, σε σταθερή και ανακτήσιμη μορφή, είτε με πλήρη και ακριβή μεταγραφή της συνομιλίας σε πρακτικό, το οποίο συντάσσεται από τον Υ.Π.Π.Α. παρέχοντας στον αναφέροντα τη δυνατότητα να επαληθεύσει, να διορθώσει και να συμφωνήσει με την οριστική μεταγραφή της συνομιλίας, υπογράφοντας το σχετικό πρακτικό. Σε περίπτωση προφορικής αναφοράς, κατά την οποία δεν λαμβάνει χώρα καταγραφή της συνομιλίας, το περιεχόμενο της αναφοράς τεκμηριώνεται με τη μορφή επακριβούς πρακτικού, το οποίο συντάσσεται από τον Υ.Π.Π.Α., παρέχοντας στον αναφέροντα τη δυνατότητα να το επαληθεύσει, να το διορθώσει και να συμφωνήσει με αυτό υπογράφοντάς το.

β)Μέσω προσωπικής συνάντησης του αναφέροντος με τον Υ.Π.Π.Α., η οποία διενεργείται εντός εύλογου χρονικού διαστήματος από την ημερομηνία του σχετικού αιτήματος του αναφέροντος, το οποίο μπορεί να υποβάλλεται γραπτώς ή προφορικώς ή μέσω μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (email) στον Υ.Π.Π.Α. Στην περίπτωση αυτή ο Υ.Π.Π.Α. τηρεί πλήρη και επακριβή πρακτικά της συνάντησης σε σταθερή και ανακτήσιμη μορφή είτε με καταγραφή της συνομιλίας, εφόσον ο αναφέρων έχει νομίμως συγκατατεθεί, είτε εγγράφως, τα οποία ο αναφέρων δύναται να τα επαληθεύσει, να τα διορθώσει και να συμφωνήσει με αυτά, υπογράφοντάς τα.

Σε περίπτωση άρνησης υπογραφής των πρακτικών που προβλέπονται ανωτέρω, γίνεται σχετική μνεία επί του πρακτικού από τον Υ.Π.Π.Α.

 

Κατά την υποβολή της αναφοράς, ο αναφέρων θα ενημερώνεται αφενός μεν για την διαδικασία που θα ακολουθηθεί, αφετέρου δε για την διαχείριση των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα και τα δικαιώματα του, σύμφωνα με τον Γενικό Κανονισμό Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα (GDPR)

 

 

Ο Υ.Π.Π.Α. διευκολύνει τον αναφέροντα στην υποβολή της αναφοράς του παρέχοντάς του, εφόσον του ζητηθεί, κάθε αναγκαία πληροφόρηση για τα δικαιώματά του και την προβλεπόμενη διαδικασία διαχείρισης των αναφορών.

 

4.2. Παραλαβή αναφοράς

1. Ο Υ.Π.Π.Α. παραλαμβάνει αναφορές που εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής του άρθρου 4 του ν. 4990/2022, καθώς και αναφορές που αφορούν περιστατικά βίας και παρενόχλησης κατά την έννοια των άρθρων 3 και 4 του Ν.4808/2021.
2. Η βεβαίωση παραλαβής της αναφοράς προς τον αναφέροντα λαμβάνει χώρα εντός επτά (7) εργάσιμων ημερών από την παραλαβή και ανεξάρτητα από τον τρόπο υποβολής της. Η ενημέρωση του αναφέροντος για την παραλαβή της αναφοράς μπορεί να γίνεται με κάθε πρόσφορο μέσο, αρκεί αυτή να αποδεικνύεται, τηρουμένων πάντα των απαιτήσεων εμπιστευτικότητας και προστασίας των προσωπικών δεδομένων του Κεφαλαίου ΣΤ΄ του ν. 4990/2022. Ο Υ.Π.Π.Α. δεν υποχρεούται στην ενημέρωση παραλαβής της αναφοράς της περ. γ’ της παρ. 2 του άρθρου 10 του ν. 4990/2022, όπου, ελλείψει απαραίτητων στοιχείων επικοινωνίας του αναφέροντος, η ενημέρωση αυτή καθίσταται αδύνατη.
3. Όταν υπάρχει προφορική αναφορά, όπως περιγράφεται στην παρ. 2 του άρθρου 4.1 της παρούσας, το πρακτικό που συντάσσει ο Υ.Π.Π.Α., εφόσον υπογραφεί από τον αναφέροντα, επέχει θέση ενημέρωσης παραλαβής της αναφοράς της περ. γ΄ της παρ. 2 του άρθρου 10 του ν. 4990/2022. Σε περίπτωση άρνησης του αναφέροντος να υπογράψει το πρακτικό, γίνεται σχετική μνεία από τον συντάκτη του.
4. Με την παραλαβή της αναφοράς, ανεξαρτήτως του τρόπου υποβολής της, ο Υ.Π.Π.Α. διασφαλίζει την εμπιστευτικότητα και την προστασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα του αναφέροντος καθώς και κάθε τρίτου που κατονομάζεται στην αναφορά, εμποδίζοντας την πρόσβαση σε αυτή από μη εξουσιοδοτημένα πρόσωπα, σύμφωνα με τις διατάξεις του Κεφαλαίου ΣΤ΄ του ν. 4990/2022.

5.Η αναφορά, ανεξαρτήτως του τρόπου με τον οποίο υποβάλλεται, καταχωρίζεται σε ειδικό αρχείο που τηρεί ο Υ.Π.Π.Α. σε έντυπη ή ψηφιακή μορφή, σύμφωνα τις διατάξεις του Κεφαλαίου ΣΤ΄ του ν. 4990/2022.

6. Σε περίπτωση που η παραλαβή της αναφοράς γίνει από αναρμόδιο πρόσωπο, αυτό υποχρεούται να τη διαβιβάσει αμελλητί στον Υ.Π.Π.Α., χωρίς καμία τροποποίηση του περιεχομένου της ή αποκάλυψη πληροφοριών που μπορεί να οδηγήσουν σε ταυτοποίηση του αναφέροντος ή κάθε τρίτου που κατονομάζεται στην αναφορά, τηρουμένων των διατάξεων του Κεφαλαίου ΣΤ΄ του ν. 4990/2022.

 

4.3.Διαχείριση της αναφοράς

1. Με την παραλαβή της αναφοράς, ο Υ.Π.Π.Α. προβαίνει σε μία από τις κάτωθι ενέργειες:

α)διαβιβάζει την αναφορά προς διερεύνηση ψευδωνυμοποιημένη και σύμφωνα με τις διατάξεις του Κεφαλαίου ΣΤ΄ του ν. 4990/2022 περί εμπιστευτικότητας και προστασίας προσωπικών δεδομένων:

αα) στην Επιτροπή Αξιολόγησης Αναφορών ενημερώνοντας σχετικά το μητρώο αναφορών που τηρεί,

αβ) στους αρμόδιους κατά περίπτωση φορείς ενημερώνοντας σχετικά το μητρώο αναφορών που τηρεί. Ενδεικτικά, τέτοιοι φορείς είναι ο Εισαγγελέας Οικονομικού Εγκλήματος και γενικότερα οι Εισαγγελικές Αρχές, η Εθνική Αρχή Διαφάνειας, η Επιτροπή Ανταγωνισμού, η Τράπεζα της Ελλάδος, η Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα, η Ενιαία Αρχή Δημοσίων Συμβάσεων, η Ελληνική Επιτροπή Ατομικής Ενέργειας, ο Ενιαίος Φορέας Ελέγχου Τροφίμων, ο Συνήγορος του Καταναλωτή, η Εθνική Αρχή Κυβερνοασφάλειας, η Αρχή Καταπολέμησης της Νομιμοποίησης Εσόδων από Εγκληματικές Δραστηριότητες και της Χρηματοδότησης της Τρομοκρατίας και Ελέγχου των Δηλώσεων Περιουσιακής Κατάστασης, η Ανεξάρτητη Αρχή Δημοσίων Εσόδων και η Γενική Διεύθυνση Δίωξης Οικονομικού Εγκλήματος.

β) αρχειοθετεί την αναφορά με απόφαση που κοινοποιείται στον αναφέροντα, εφόσον αυτό είναι εφικτό, όταν:

βα) Η αναφορά είναι εμφανώς παράλoγη, αόριστη, ακατάληπτη ή επαναλαμβάνεται κατά τρόπο καταχρηστικό, όπως σε περίπτωση επανυποβολής του ίδιου περιεχομένου χωρίς την προσκόμιση νέων στοιχείων. ββ) Το περιεχόμενο της αναφοράς δεν εμπίπτει στο πεδίο εφαρμογής του άρθρου 4 του ν. 4990/2022. Αν η ανωτέρω αναφορά περιλαμβάνει εντούτοις πληροφορίες σχετικά με παραβιάσεις για τις οποίες αρμοδιότητα έχει άλλο όργανο του φορέα ή/και δημόσιος φορέας, ο Υ.Π.Π.Α. υποχρεούται να τη διαβιβάσει στο αρμόδιο όργανο. Στην περίπτωση αυτή δεν υφίσταται πλέον η υποχρέωση παρακολούθησης της αναφοράς της περ. στ΄ της παρ. 2 του άρθρου 10 του ν. 4990/2022.

βγ) Δεν συντρέχουν σοβαρές ενδείξεις για παραβιάσεις που εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής του άρθρου 4 του ν. 4990/2022.

Σε περίπτωση προσκόμισης νέων στοιχείων για αναφορά που έχει ήδη αρχειοθετηθεί, ο Υ.Π.Π.Α. ανασύρει την αρχειοθετηθείσα αναφορά και προβαίνει στις ενέργειες είτε της περ. α΄ είτε της περ. β΄ της παρούσας παραγράφου.

2.Σε περίπτωση που, από τα προσκομιζόμενα στοιχεία, ο Υ.Π.Π.Α. διαπιστώσει ενδείξεις τέλεσης αξιόποινης πράξης που διώκεται αυτεπαγγέλτως, οφείλει να διαβιβάσει αμελλητί αντίγραφο της αναφοράς στον κατά τόπο αρμόδιο Εισαγγελέα, ενημερώνοντας τον αναφέροντα. Εφόσον η παραβίαση εμπίπτει στο πεδίο εφαρμογής του ν. 4990/2022, η διαβίβαση γίνεται σύμφωνα με τις διατάξεις του Κεφαλαίου ΣΤ΄ του ν. 4990/2022, σχετικά με την εμπιστευτικότητα και την προστασία των προσωπικών δεδομένων και παράλληλα υφίσταται η υποχρέωση παρακολούθησης της αναφοράς της περ. στ΄ της παρ. 2 του άρθρου 10 του ν. 4990/2022. Εφόσον η παραβίαση δεν εμπίπτει στο πεδίο εφαρμογής του ν. 4990/2022, αντίγραφο της αναφοράς διαβιβάζεται χωρίς να υφίσταται πλέον η υποχρέωση παρακολούθησης της περ. στ΄ της παρ. 2 του άρθρου 10 του ν. 4990/2022.

3.Στην περίπτωση που ο Υ.Π.Π.Α. παραλάβει αναφορά, στην οποία διατυπώνονται αιτιάσεις κατά του ίδιου ή κατά του οργάνου που είναι αρμόδιο για τη διερεύνηση αναφορών εντός του φορέα, τότε περιορίζεται στην καταχώρισή της στο μητρώο αναφορών που τηρεί και στη διαβίβασή της στην Εθνική Αρχή Διαφάνειας ως εξωτερικό δίαυλο αναφορών, ενημερώνοντας τον αναφέροντα.

4. Αναφορές, πρακτικά και πρακτικά μεταγραφής προφορικής αναφοράς αποθηκεύονται για εύλογο και αναγκαίο χρονικό διάστημα, προκειμένου να είναι ανακτήσιμα και να τηρηθούν οι απαιτήσεις που επιβάλλονται από τον ν. 4990/2022, το ενωσιακό ή εθνικό δίκαιο και πάντως μέχρι την ολοκλήρωση κάθε έρευνας ή δικαστικής διαδικασίας που έχει εκκινήσει ως συνέπεια της αναφοράς.

4.4.Πρόσβαση των μελών της Επιτροπής Αξιολόγησης Αναφορών στο περιεχόμενο των αναφορών

Τα μέλη της Επιτροπής αξιολόγησης αναφορών λαμβάνουν, για λόγους διαφάνειας, λογοδοσίας και ορθής διαχείρισης των αναφορών, ενημέρωση για την υποβολή της αναφοράς ή υποβολή νέων πληροφοριών σε υπάρχουσα αναφορά. Η αναφορά καταχωρίζεται στο μητρώο αναφορών (άρθρο 7).

 

4.5.Ενημέρωση του αναφέροντος για την παραλαβή της αναφοράς

Ο αναφέρων ενημερώνεται από τον Υ.Π.Π.Α. για την παραλαβή της αναφοράς του, εντός προθεσμίας επτά (7) ημερών από την ημέρα της παραλαβής. Η ενημέρωση του αναφέροντος για την παραλαβή της αναφοράς μπορεί να γίνεται με κάθε πρόσφορο μέσο, αρκεί αυτή να αποδεικνύεται, τηρουμένων πάντα των απαιτήσεων εμπιστευτικότητας και προστασίας των προσωπικών δεδομένων του Κεφαλαίου ΣΤ΄ του ν. 4990/2022.

Ο Υ.Π.Π.Α. δεν υποχρεούται στην ενημέρωση παραλαβής της αναφοράς της περ. γ΄ της παρ. 2 του άρθρου 10 του ν. 4990/2022, όπου ελλείψει απαραίτητων στοιχείων επικοινωνίας του αναφέροντος, η ενημέρωση αυτή καθίσταται αδύνατη. Όταν υπάρχει προφορική αναφορά, το πρακτικό που συντάσσει ο Υ.Π.Π.Α., εφόσον υπογραφεί από τον αναφέροντα, επέχει θέση ενημέρωσης παραλαβής της αναφοράς της περ. γ΄ της παρ. 2 του άρθρου 10 του ν. 4990/2022. Σε περίπτωση άρνησης του αναφέροντος να υπογράψει το πρακτικό, γίνεται σχετική μνεία από τον συντάκτη του.

 

4.6. Παρακολούθηση της αναφοράς

1. Ο Υ.Π.Π.Α. διατηρεί επικοινωνία με τον αναφέροντα και, εφόσον απαιτείται και είναι εφικτό, ζητά περαιτέρω πληροφορίες ή/και στοιχεία από αυτόν.
2. Ο Υ.Π.Π.Α. παρακολουθεί την υπόθεση της αναφοράς, επικοινωνώντας με την Επιτροπή αξιολόγησης αναφορών που έχει επιληφθεί της αναφοράς ή με τους αρμόδιους κατά περίπτωση φορείς προς τους οποίους έχει διαβιβαστεί η αναφορά σύμφωνα με τις διατάξεις του Κεφαλαίου ΣΤ΄ του ν. 4990/2022.
3. Η Επιτροπή αξιολόγησης αναφορών ή ο αρμόδιος φορέας που έχει επιληφθεί της αναφοράς, ενημερώνει έγκαιρα τον Υ.Π.Π.Α. για τις ενέργειες που αναλαμβάνονται, προκειμένου ο τελευταίος να ενημερώσει τον αναφέροντα μέσα σε εύλογο χρονικό διάστημα, το οποίο δεν υπερβαίνει τους τρεις (3) μήνες από τη βεβαίωση παραλαβής ή αν δεν έχει αποσταλεί βεβαίωση στον αναφέροντα, τους τρεις (3) μήνες από το πέρας των επτά (7) εργάσιμων ημερών από την υποβολή της αναφοράς. Στην περίπτωση που δεν έχει αποσταλεί βεβαίωση στον αναφέροντα η ενημέρωση του προηγούμενου εδαφίου γίνεται με πρωτοβουλία του αναφέροντος, με παραπομπή στο περιεχόμενο της αναφοράς.

 

4.7.Αξιολόγηση και Προτεραιοποίηση της αναφοράς

Εφόσον η αναφορά κρίνεται ως παραδεκτή, στη συνέχεια ξεκινά η διαδικασία αξιολόγησης και προτεραιοποίησής από την Επιτροπή αξιολόγησης αναφορών, η οποία ολοκληρώνεται εντός δεκαπέντε (15) εργασίμων ημέρων από την παραλαβή της αναφοράς. Εάν υπάρχει διαφωνία μεταξύ των μελών της Επιτροπής αξιολόγησης αναφορών ως προς την αξιολόγηση και την προτεραιοποίηση, η απόφαση λαμβάνεται πλειοψηφικά.

Α. Αξιολόγηση

Οι αναφορές κατηγοριοποιούνται με βάση την πιθανότητα επέλευσης της παράβασης και τον αντίκτυπο αυτής, ως υψηλού, μεσαίου και χαμηλού κινδύνου. H κατηγοριοποίηση των αναφορών είναι ενδεικτική και όχι δεσμευτική και μπορεί να διαφοροποιείται κατά την κρίση των μελών της Επιτροπής αξιολόγησης αναφορών, ανάλογα με τις ειδικότερες συνθήκες που επικρατούν και αφορούν εκάστη αναφορά καθώς και με τα νέα δεδομένα που μπορεί να προκύψουν. Η βαρύτητα της αναφερόμενης παραβίασης μεταβάλλει την κατηγοριοποίησή της.

Κατηγοριοποίηση αναφορών

Υψηλού κινδύνου

α) Μέλος ή μέλη του Διοικητικού Συμβουλίου του Κολλεγίου εμπλέκονται έμμεσα ή άμεσα σε κάποιο από τα παραπτώματα που προβλέπονται στην Πολιτική Αναφορών Παραβιάσεων (Whistleblowing). β) Το περιστατικό αφορά τα αδικήματα της παραποίησης οικονομικών στοιχείων ή νομιμοποίησης εσόδων από εγκληματικές δραστηριότητες. γ) Το περιστατικό που αναφέρεται ενδέχεται να οδηγήσει σε έρευνα από κρατικές υπηρεσίες ή/και ανεξάρτητες αρχές. δ) Το περιστατικό που αναφέρεται έχει σοβαρές επιπτώσεις στο Κολλέγιο, όπως, ενδεικτικά, υψηλές οικονομικές απώλειες, συμπεριλαμβανομένων άμεσων και έμμεσων ζημιών καθώς και διαφυγόντων κερδών, υψηλές/σοβαρές κυρώσεις από ρυθμιστικές αρχές, διαρροή εμπιστευτικών ή απόρρητων πληροφοριών, προσωπικών και εταιρικών δεδομένων, σοβαρές επιπτώσεις στη δημόσια υγεία.

Μεσαίου κινδύνου

α) Αδικήματα που προκαλούν μεσαίου μεγέθους οικονομικές απώλειες στο Κολλέγιο, συμπεριλαμβανομένων άμεσων και έμμεσων ζημιών καθώς και διαφυγόντων κερδών. β) Αδικήματα που δεν εντάσσονται στην κατηγορία χαμηλού ή υψηλού κινδύνου.

Χαμηλού κινδύνου

α) Αναφορές που αφορούν σε θέματα ανθρωπίνου δυναμικού. β) Αναφορές που αφορούν σε αδικήματα που προκαλούν μικρές οικονομικές απώλειες για το Κολλέγιο και καταδεικνύουν αστοχίες στη λειτουργία των εσωτερικών δικλείδων ελέγχου ή μη τήρηση των διαδικασιών.

Β. Προτεραιοποίηση

Μετά την αξιολόγηση και την υπαγωγή της αναφοράς σε μια από τις ανωτέρω κατηγορίες, ακολουθεί η προτεραιοποίηση των αναφορών από την Επιτροπή αξιολόγησης αναφορών. Για την προτεραιοποίηση λαμβάνονται υπόψη διάφορα κριτήρια τα οποία συνεκτιμά κατά την κρίση της η Επιτροπή αξιολόγησης αναφορών ενδεικτικά δε, τα ακόλουθα:

• η αξιολόγηση της αναφοράς και η κατηγοριοποίησή της σε υψηλού, μεσαίου ή χαμηλού κινδύνου
• η πιθανότητα βλάβης της φήμης του Κολλεγίου και έκθεσής του σε οικονομικούς και νομικούς κινδύνους
• η αξιοπιστία των ισχυρισμών του αναφέροντος
• τα πιθανά οφέλη που συνδέονται με τη διεξαγωγή της έρευνας (π.χ. ανάκτηση απολεσθέντων περιουσιακών στοιχείων)
• η δυσχέρεια στην διεξαγωγή της έρευνας σε σχέση με τα πιθανά οφέλη

4.8. Διερεύνηση αναφοράς

Η διερεύνηση πραγματοποιείται σύμφωνα με όσα ορίζονται κατωτέρω στο άρθρο 5.

4.9. Ενημέρωση του αναφέροντος για την πρόοδο και το αποτέλεσμα της διερεύνησης

Όταν ολοκληρωθεί η διερεύνηση της αναφοράς, και σε κάθε περίπτωση εντός τριμήνου από την υποβολή της αναφοράς, ο αναφέρων λαμβάνει γενική ενημέρωση από τον Υ.Π.Π.Α. για την πρόοδο ή για το αποτέλεσμα της έρευνας. Το περιεχόμενο των ενημερώσεων δεν θα πρέπει να εκθέτει το Κολλέγιο, τους εμπλεκόμενους ή οποιονδήποτε τρίτο σε νομικό ή άλλο κίνδυνο.

4.10. Ενημέρωση προς τον αναφερόμενο

• Εάν η αναφορά κριθεί απαράδεκτη ή αβάσιμη, ο αναφερόμενος δεν θα ενημερώνεται ότι υπήρξε αναφορά εις βάρος του, για λόγους προστασίας του εργασιακού περιβάλλοντος εντός του Κολλεγίου.
• Εάν η αναφορά αποδειχθεί προδήλως κακόβουλη και ο αναφερόμενος αιτηθεί να μάθει τα στοιχεία ταυτότητας του αναφέροντος, ο Υ.Π.Π.Α. ενημερώνει σχετικά τον αναφερόμενο, ο οποίος μπορεί στη συνέχεια να ασκήσει τα δικαιώματά του. Σε περίπτωση ανώνυμης αναφοράς δεν υπάρχει αυτή η δυνατότητα.
• Εάν η αναφορά αποδειχθεί βάσιμη, η ενημέρωση του αναφερόμενου εξαρτάται από τις ειδικότερες συνθήκες και σύμφωνα με όσα ορίζονται στο άρθρο 8.

 

5. ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑΣ ΔΙΕΡΕΥΝΗΣΗΣ ΑΝΑΦΟΡΩΝ

 

5.1. Ανάθεση διερεύνησης

Για τις αναφορές που αφορούν σε θέματα ανθρωπίνου δυναμικού, υπεύθυνος διερεύνησης ορίζεται ο Διευθυντής Ανθρώπινου Δυναμικού. Για τις αναφορές που αφορούν σε παραβιάσεις που προκαλούν μικρές οικονομικές απώλειες για το Κολλέγιο  και καταδεικνύουν αστοχίες στη λειτουργία των εσωτερικών δικλείδων ελέγχου, υπεύθυνος διερεύνησης ορίζεται ο Διευθυντής Ανθρώπινου Δυναμικού. Για τις αναφορές μεσαίου και υψηλού κινδύνου Υπεύθυνος Διερεύνησης ορίζεται στέλεχος της Ομάδας νομικής υποστήριξης του Κολλεγίου. Σε όλες τις περιπτώσεις, ως Υπεύθυνος Διερεύνησης μπορεί να οριστεί, με απόφαση της Επιτροπής αξιολόγησης αναφορών, άλλο στέλεχος του Κολλεγίου.

 

5.2. Σχεδιασμός διερεύνησης

Ο Υπεύθυνος Διερεύνησης καθορίζει την έκταση και το βάθος της διερεύνησης της υπόθεσης, λαμβάνοντας υπόψη την αξιολόγηση και προτεραιοποίηση της αναφοράς. Όσο πιο υψηλού κινδύνου και υψηλής προτεραιοποίησης είναι η αναφορά, τόσο μεγαλύτερη σε έκταση και βάθος θα είναι η διερεύνηση.

Ο Υπεύθυνος Διερεύνησης αναλαμβάνει τον σχεδιασμό της διερεύνησης κατά τον οποίο καθορίζονται τουλάχιστον τα εξής:

• Τα πρόσωπα που θα συμμετέχουν στην ομάδα διερεύνησης και ο καταμερισμός των εργασιών διερεύνησης μεταξύ τους. Ο αριθμός και το προφίλ των μελών της ομάδας πρέπει να είναι ανάλογα με τη φύση της αναφοράς και την αξιολόγηση του κινδύνου που ενέχει για το Κολλέγιο. Ο Υπεύθυνος Διερεύνησης αξιολογεί τη σκοπιμότητα λήψης επιπλέον επαγγελματικής υποστήριξης από άλλα στελέχη του Κολλεγίου, καθώς και από εξωτερικούς συνεργάτες, όπως νομικούς συμβούλους, εξωτερικούς ελεγκτές, ειδικούς πληροφοριακών συστημάτων, οι οποίοι έχουν ιδιαίτερη γνώση του αντικειμένου που ερευνάται.
• Το πεδίο διερεύνησης και συγκεκριμένα το τμήμα, η διαδικασία, το πρόσωπο ή τα πρόσωπα που εμπλέκονται, η θέση και ο ρόλος τους στο Κολλέγιο, το χρονικό διάστημα που έλαβε χώρα το περιστατικό.
• Οι ενέργειες διερεύνησης όπως αναφέρονται στην παράγραφο 4 του παρόντος άρθρου.
• Τα πρόσωπα από τα οποία πρέπει να ληφθούν συνεντεύξεις, για να ερευνηθεί η βασιμότητα των ισχυρισμών του αναφέροντος καθώς και τα θέματα που πρέπει να συζητηθούν.
• Το χρονοδιάγραμμα της έρευνας και οι απαιτούμενοι πόροι.

 

5.3. Διατήρηση και συλλογή δεδομένων

Με την έναρξη της διερεύνησης ο Υπεύθυνος Διερεύνησης δίνει εντολή στα πρόσωπα που ενδέχεται να έχουν στην κατοχή τους έντυπα έγγραφα, ηλεκτρονικά δεδομένα και άλλο φυσικό υλικό να μην διαγράψουν ή καταστρέψουν δεδομένα που πιθανόν σχετίζονται με την έρευνα. Σε περίπτωση που πιθανολογείται η βασιμότητα της αναφοράς, ο Υπεύθυνος Διερεύνησης μπορεί να προτείνει τη θέση του αναφερόμενου σε διαθεσιμότητα ή την προσωρινή μεταφορά του σε άλλο τμήμα, για να αποφευχθεί ο κίνδυνος παρεμπόδισης της έρευνας και καταστροφής του αποδεικτικού υλικού. Επίσης, ο Υπεύθυνος Διερεύνησης συνεργάζεται με τον υπεύθυνο του τμήματος πληροφορικής, ώστε να διασφαλιστεί η διατήρηση και συλλογή κρίσιμων δεδομένων.

Το τμήμα πληροφορικής μπορεί να βοηθήσει με:

• Την εφαρμογή μεθόδων συλλογής δεδομένων, κλωνοποίηση σκληρών δίσκων, απομακρυσμένη καταγραφή δεδομένων και συλλογή δεδομένων από συσκευές
• Την αποτροπή αυτόματης διαγραφής σχετικών δεδομένων εξαιτίας αυτόματων διαδικασιών διαγραφής και την ασφαλή αποθήκευση δεδομένων σε υπολογιστές των εμπλεκομένων
• Την ανάκτηση διαγραφέντων σχετικών ηλεκτρονικών δεδομένων

 

Κατά το μέτρο που οι ενέργειες αυτές αφορούν και προσωπικά δεδομένα, το τμήμα πληροφορικής θα δράσει κατόπιν ενημέρωσης του Υπεύθυνου Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων και σε συνεργασία με αυτόν.

 

5.4.Διενέργεια διερεύνησης

Ο Υπεύθυνος και η ομάδα διερεύνησης, διερευνούν την αναφορά με βάση το σχεδιασμό που έχει πραγματοποιηθεί.

Η διερεύνηση περιλαμβάνει ενδεικτικά:

• τον εντοπισμό, συλλογή και ανάλυση φυσικών και ηλεκτρονικών εγγράφων, ηλεκτρονικών στοιχείων, δεδομένων και άλλων αποδεικτικών στοιχείων ως προς το περιεχόμενο και τη συνάφειά τους με το αναφερόμενο περιστατικό.
• τη διασταύρωση οικονομικών ή άλλων στοιχείων
• την πρόσβαση σε πληροφοριακά συστήματα και τον έλεγχο αυτών
• τις συνεντεύξεις εμπλεκόμενων προσώπων
• τον έλεγχο από ορκωτούς ελεγκτές/λογιστές
• την αυτοψία και τον επιτόπιο έλεγχο
• τη διενέργεια πραγματογνωμοσύνης.

Η διερεύνηση θα πρέπει να αρχίσει και να ολοκληρωθεί το συντομότερο δυνατό και σε κάθε περίπτωση, εντός τριών(3) μηνών. Εφόσον απαιτείται επιπλέον χρόνος, υπάρχει δυνατότητα επιμήκυνσης κατόπιν τεκμηρίωσης.

 

5.5 Συνεντεύξεις εργαζομένων και εξωτερικών συνεργατών

α) Ο Υπεύθυνος Διερεύνησης, εφόσον το κρίνει απαραίτητο, λαμβάνει συνεντεύξεις από συγκεκριμένα πρόσωπα, τα οποία έχουν οριστεί στον σχεδιασμό της διερεύνησης, καθώς και από όσα τυχόν προκύψει ότι είναι σκόπιμο να εμπλακούν κατά τη διάρκεια της διερεύνησης. Τα πρόσωπα αυτά οφείλουν να είναι ειλικρινή και να παρέχουν πλήρεις απαντήσεις στις υποβαλλόμενες ερωτήσεις. Κατά τη διάρκεια της συνέντευξης τηρούνται πρακτικά. Ο εργαζόμενος ή o εξωτερικός συνεργάτης, πριν υπογράψει τα πρακτικά, έχει τη δυνατότητα να τα επαληθεύσει ή να τα διορθώσει. Οι εργαζόμενοι/ εξωτερικοί συνεργάτες ενημερώνονται στην αρχή της συνέντευξης:

• Για τον λόγο της συνέντευξης
• Για τον ρόλο του προσώπου που διεξάγει τη συνέντευξη
• Για την τήρηση της εχεμύθειας και της εμπιστευτικότητας από όλα τα εμπλεκόμενα μέρη
• Για την προστασία τους από τυχόν αντίποινα λόγω των όσων θα καταθέσουν • Ότι δεν πρέπει να αποκαλύψουν σε οποιονδήποτε τρίτο το περιεχόμενο της συνέντευξής τους.
• Ότι ως προς την επικοινωνία μεταξύ νομικού συμβούλου και εργαζομένου εφαρμόζονται οι διατάξεις περί δικηγορικού απορρήτου που ισχύουν μεταξύ νομικού συμβούλου και Κολλεγίου
• Ότι το περιεχόμενο της συνέντευξης δύναται νομίμως να γνωστοποιηθεί σε τρίτους μόνο όταν αυτό καταστεί απολύτως αναγκαίο, συμπεριλαμβανομένων των κρατικών υπηρεσιών και ανεξάρτητων ή δικαστικών αρχών.

 

5.6. Παροχή απόψεων αναφερόμενου

Η διερεύνηση ολοκληρώνεται με την παροχή απόψεων του αναφερόμενου. Κατά τη διάρκεια της παροχής απόψεων τηρούνται πρακτικά. Κατά την έναρξη της διαδικασίας ο αναφερόμενος ενημερώνεται για την παραβίαση για την οποία έχει αναφερθεί, για τα στοιχεία του φακέλου και για τη διαχείριση δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που τον αφορούν και περιλαμβάνονται στο φάκελο διερεύνησης, υπό τις προϋποθέσεις και περιορισμούς που λεπτομερώς αναφέρονται στο άρθρο 8. Ο αναφερόμενος έχει το δικαίωμα πρόσβασης στα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που τον αφορούν. Ωστόσο, αν ο Υπεύθυνος Διερεύνησης κρίνει ότι ελλοχεύει σοβαρός κίνδυνος ο αναφερόμενος, ασκώντας το εν λόγω δικαίωμα, αφενός να παρακωλύσει τη διερεύνηση της υπόθεσης και τη συλλογή των απαραίτητων αποδεικτικών στοιχείων ή/και να ταυτοποιήσει τον αναφέροντα, το σχετικό δικαίωμα του αναφερόμενου περιορίζεται αναλόγως (για παράδειγμα έχει πρόσβαση μόνο σε μέρος των εγγράφων του φακέλου) και η άσκησή του αναβάλλεται μέχρις ότου πάψει να υφίσταται αυτός ο κίνδυνος. Αν ο αναφερόμενος ομολογήσει την παραβίαση για την οποία έχει αναφερθεί, ο Υπεύθυνος Διερεύνησης αποτυπώνει τη δήλωσή του εγγράφως, αναφέροντας σε αυτή το είδος της παραβίασης, τον χρόνο τέλεσής της, την εκτιμώμενη ζημία και την προθυμία συνεργασίας από πλευράς του αναφερόμενου. Η δήλωση αυτή με το ανωτέρω περιεχόμενο υπογράφεται από τον αναφερόμενο.

 

5.7. Αποτέλεσμα και Έκθεση Διερεύνησης

Μετά την ολοκλήρωση της διερεύνησης και σε περίπτωση που η αναφορά αποδειχθεί αβάσιμη ή δεν προκύψουν επαρκή στοιχεία, ο Υπεύθυνος Διερεύνησης κλείνει την υπόθεση. Αν η αναφορά αποδειχθεί βάσιμη, ο Υπεύθυνος Διερεύνησης συντάσσει την έκθεση διερεύνησης την οποία θέτει προς έγκριση στην Επιτροπή αξιολόγησης των αναφορών. Η έκθεση μπορεί να περιλαμβάνει:

• Γενικές πληροφορίες και πεδίο εφαρμογής της έρευνας
• Περίληψη της μεθοδολογίας έρευνας και συλλογής δεδομένων
• Κατάλογο κρίσιμων εγγράφων και συνεντεύξεων
• Τα πορίσματα της έρευνας
• Εφαρμοστέο δίκαιο και νομικά συμπεράσματα
• Συστάσεις για ανάπτυξη σχεδίου διορθωτικών δράσεων
• Συστάσεις για νομική μεταχείριση εμπλεκόμενων (πειθαρχική, αστική, ποινική).
• Συστάσεις για γνωστοποίηση του πορίσματος σε κρατικούς φορείς ή ανεξάρτητες αρχές

 

6. ΑΠΟΦΑΣΕΙΣ ΓΙΑ ΝΟΜΙΚΗ ΜΕΤΑΧΕΙΡΙΣΗ, ΣΧΕΔΙΟ ΔΡΑΣΗΣ ΚΑΙ ΓΝΩΣΤΟΠΟΙΗΣΗ ΣΤΙΣ ΑΡΜΟΔΙΕΣ ΑΡΧΕΣ

Η Επιτροπή αξιολόγησης αναφορών παρουσιάζει την έκθεση διερεύνησης στον Διευθύνοντα Σύμβουλο για τις χαμηλού κινδύνου και τις μεσαίου κινδύνου αναφορές και στο Διοικητικό Συμβούλιο για τις υψηλού κινδύνου αναφορές. Τα εν λόγω όργανα του Κολλεγίου λαμβάνουν αντίστοιχα τις αποφάσεις ως προς τις συστάσεις που περιλαμβάνονται στην έκθεση διερεύνησης. Συγκεκριμένα, αποφασίζουν για τη νομική μεταχείριση των εμπλεκόμενων, τις διορθωτικές δράσεις και τη γνωστοποίηση ή μη του περιστατικού στις αρμόδιες αρχές.

Ανάλογα με τη σοβαρότητα του περιστατικού μπορεί να αποφασιστεί:

α) Η άμεση θέση σε διαθεσιμότητα του εμπλεκόμενου ή εμπλεκομένων σε παράνομες ή παράτυπες ενέργειες, καθώς και η έναρξη της πειθαρχικής διαδικασίας, σύμφωνα με όσα ορίζονται στο ισχύον κανονιστικό πλαίσιο

β) Η καταγγελία της σύμβασης εργασίας με τον εργαζόμενο ή της σύμβασης με τον εξωτερικό συνεργάτη

γ) Η προσφυγή σε αστικά ή και ποινικά δικαστήρια

δ) Η ανάπτυξη διορθωτικού σχεδίου δράσης:

– για την αντιμετώπιση των ελλείψεων των διαδικασιών και των δικλείδων ελέγχου

– για την βελτίωση των υφιστάμενων πολιτικών

– για την ενδυνάμωση της κουλτούρας ακεραιότητας. Ο εσωτερικός έλεγχος εποπτεύει την υλοποίηση του αποφασισθέντος σχεδίου δράσης. Εντός εύλογου χρονικού διαστήματος, πραγματοποιείται έλεγχος επιβεβαίωσης των αποτελεσμάτων των διορθωτικών ενεργειών, προκειμένου να επαληθευθεί ότι αυτές έφεραν τα προσδοκώμενα αποτελέσματα.

ε) Η γνωστοποίηση του περιστατικού σε κρατικές υπηρεσίες και ανεξάρτητες αρχές. Η γνωστοποίηση μπορεί να είναι υποχρεωτική, σε περίπτωση που απαιτείται από το νόμο ή από κρατική υπηρεσία ή ανεξάρτητη αρχή.

 

7. ΤΗΡΗΣΗ ΜΗΤΡΩΟΥ ΑΝΑΦΟΡΩΝ

Τηρείται Μητρώο αναφορών σε ηλεκτρονική και φυσική μορφή. Το ηλεκτρονικό αρχείο προστατεύεται με κωδικό που επιτρέπει την πρόσβαση μόνο σε εξουσιοδοτημένους χρήστες. Στο φυσικό αρχείο έχουν πρόσβαση ο Υ.Π.ΠΑ. και η Επιτροπή αξιολόγησης των αναφορών.

Οι πληροφορίες, οι οποίες καταγράφονται στο Μητρώο μετά την παραλαβή κάθε αναφοράς από τον Υ.Π.Π.Α., πρέπει να περιλαμβάνουν τουλάχιστον τα εξής:

• Ονοματεπώνυμο και στοιχεία επικοινωνίας του ατόμου που υποβάλλει επώνυμη αναφορά
• Ημερομηνία παραλαβής
• Είδος παραβίασης και πρόσωπα που πιθανώς εμπλέκονται
• Την κατηγοριοποίηση της αναφοράς από την Επιτροπή αξιολόγησης αναφορών
• Το στάδιο στο οποίο βρίσκεται η αναφορά (ανοιχτή, υπό διερεύνηση, κλειστή)
• Την τελική έκβαση της υπόθεσης

Το φυσικό αρχείο αποτελείται από τα αποδεικτικά στοιχεία, έγγραφα και την έκθεση διερεύνησης (εάν έχει διεξαχθεί διερεύνηση).

 

8. ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ ΧΑΡΑΚΤΗΡΑ (Δ.Π.Χ.)

 

8.1. Διαχείριση δικαιωμάτων υποκειμένων Δ.Π.Χ.

α) Δικαίωμα Ενημέρωσης:

Οι αναφέροντες (όταν υποβάλλουν την αναφορά) και οι αναφερόμενοι (όταν κριθεί σκόπιμο) ενημερώνονται για τα κάτωθι:

• την ταυτότητα και τα στοιχεία επικοινωνίας του υπεύθυνου επεξεργασίας, δηλαδή του Κολλεγίου
• τον σκοπό επεξεργασίας, που είναι η πρόληψη, ανίχνευση ή διερεύνηση σοβαρών παρατυπιών, παραβιάσεων, ποινικών αδικημάτων και παραβιάσεων των υφιστάμενων πολιτικών και κανονισμών του Κολλεγίου
• τη νομική βάση της επεξεργασίας, που είναι η νομική υποχρέωση και το έννομο συμφέρον του Κολλεγίου και συγκεκριμένα η αποκάλυψη σοβαρών παρατυπιών, παραβιάσεων, ποινικών αδικημάτων και παραβιάσεων των υφιστάμενων πολιτικών και κανονισμών του Κολλεγίου και γενικότερα παράνομων συμπεριφορών εντός του Κολλεγίου που το εκθέτουν σε οικονομικούς και νομικούς κινδύνους, σε βλάβη της φήμης του και της εταιρικής κουλτούρας και προκαλούν αρνητικό εργασιακό περιβάλλον.
• τους αποδέκτες ή τις κατηγορίες των αποδεκτών των ΔΠΧ και τα μέλη της Επιτροπής αξιολόγησης αναφορών, τον Υπεύθυνο Διερεύνησης, την ομάδα διερεύνησης, τα μέλη του Δ.Σ., καθώς και τους εξωτερικούς συμβούλους, οποιοδήποτε άλλο εξουσιοδοτημένο πρόσωπο και κατά περίπτωση δικαστικές ή/και διοικητικές αρχές.
• το χρονικό διάστημα για το οποίο τηρούνται τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα ή, όταν ο καθορισμός του χρονικού διαστήματος δεν είναι εφικτός, για τα κριτήρια που καθορίζουν το εν λόγω διάστημα, όπως ορίζεται στο άρθρο 8.2 της Διαδικασίας.
• την δυνατότητα υποβολής αιτήματος στον υπεύθυνο επεξεργασίας για την άσκηση των νομίμων δικαιωμάτων αναφορικά με τα ΔΠΧ.
• την μη ύπαρξη αυτοματοποιημένης λήψης αποφάσεων, συμπεριλαμβανομένης της κατάρτισης προφίλ, και τη μη διαβίβαση των ΔΠΧ σε αποδέκτη τρίτης χώρας.

β) Περιορισμός δικαιωμάτων ενημέρωσης και πρόσβασης:

Τα δικαιώματα ενημέρωσης και πρόσβασης του υποκειμένου είναι δυνατό να περιοριστούν στην περίπτωση πρόληψης, ανίχνευσης και διερεύνησης σοβαρών παρατυπιών, παραβιάσεων, ποινικών αδικημάτων και παραβιάσεων των υφιστάμενων πολιτικών και κανονισμών του Κολλεγίου και γενικότερα παράνομων συμπεριφορών εντός του Κολλεγίου. Ειδικότερα, τα ανωτέρω δικαιώματα του αναφερόμενου περιορίζονται ευλόγως(για παράδειγμα έχει πρόσβαση σε κάποια έγγραφα του φακέλου) και για όσο διάστημα απαιτείται:

• για την πρόληψη και την αντιμετώπιση προσπαθειών παρακώλυσης και ματαίωσης της διερεύνησης της αναφοράς
• για την πρόληψη και την αντιμετώπιση προσπαθειών ταυτοποίησης των αναφερόντων
• για την απόκρυψη πληροφοριών, οι οποίες λόγω της φύσης τους και ιδίως λόγω των υπέρτερων έννομων συμφερόντων του Κολλεγίου, πρέπει να παραμείνουν απόρρητες.
• για τη θεμελίωση, άσκηση ή υποστήριξη νομικών αξιώσεων του Κολλεγίου
• για την πρόληψη ζημιών από την τέλεση ποινικών αδικημάτων

Εφόσον συντρέχει κάποιος ή κάποιοι από τους ανωτέρω λόγους που δικαιολογούν τον περιορισμό ενημέρωσης και πρόσβασης, θα πρέπει να αποτυπώνονται εγγράφως. Ο αναφερόμενος δεν έχει πρόσβαση στην ταυτότητα του αναφέροντος (εφόσον η αναφορά έχει γίνει επωνύμως) καθώς και οποιοσδήποτε άλλος, χωρίς τη ρητή συγκατάθεση αυτού, εκτός από τον ΥΠ.Π.Α. Το ίδιο ισχύει και για κάθε άλλη πληροφορία από την οποία μπορεί να συναχθεί, άμεσα ή έμμεσα, η ταυτότητα του αναφέροντος. Εξαίρεση αποτελεί η περίπτωση κακόβουλης αναφοράς. Σε αυτή την περίπτωση ο αναφερόμενος έχει το δικαίωμα να ενημερωθεί για την ταυτότητα του αναφέροντος, προκειμένου να προβεί στις νόμιμες ενέργειες, όπως η κατάθεση μήνυσης για συκοφαντική δυσφήμιση, εφόσον το επιθυμεί. Στην πράξη ο αναφερόμενος θα μπορεί να ασκήσει το δικαίωμα ενημέρωσης και πρόσβασης κατά την εξέτασή του στο στάδιο της διερεύνησης, όπως περιγράφεται στο υπό στοιχείο 5.6 της Διαδικασίας. Συγκεκριμένα ο αναφερόμενος έχει πρόσβαση στο φάκελό του σχετικά με:

• την παραβίαση για την οποία έχει αναφερθεί
• σχετικά με στοιχεία του φακέλου από τα οποία δεν είναι δυνατή η ταυτοποίηση του αναφέροντος, κατά την κρίση του Υπεύθυνου Διερεύνησης
• τις πληροφορίες που αφορούν τα ΔΠΧ

γ) Λοιπά δικαιώματα Δ.Π.Χ.: Για την άσκηση των λοιπών δικαιωμάτων (διόρθωσης, διαγραφής, εναντίωσης, περιορισμού) τα υποκείμενα Δ.Π.Χ. μπορούν να υποβάλλουν σχετικό αίτημα, σύμφωνα με τα όσα ορίζονται στις σχετικές πολιτικές για την προστασία των προσωπικών δεδομένων και του απορρήτου του Κολλεγίου.

 

8.2.Τήρηση και διαγραφή Δ.Π.Χ.

Τα δεδομένα διαγράφονται από το Μητρώο αναφορών και από την Πλατφόρμα σε εύλογο χρονικό διάστημα από την ολοκλήρωση της έρευνας, που εκκίνησε με την υποβολή της αναφοράς και συγκεκριμένα ως εξής:

• Αν η αναφορά κρίθηκε απαράδεκτη, τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα διαγράφονται εντός τριών (3) μηνών από τη θέση της στο αρχείο.
• Αν δεν προέκυψαν επαρκή στοιχεία από τη διερεύνηση της αναφοράς, τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα διαγράφονται εντός δύο (2) ετών από τη θέση της στο αρχείο.
• Αν η αναφορά είναι βάσιμη και ληφθούν πειθαρχικά μέτρα, τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα διαγράφονται μετά από πέντε (5) έτη από τη λήψη των μέτρων.
• Εάν υπάρχει υπόνοια για διάπραξη κακουργηματικών πράξεων τα δεδομένα διαγράφονται μετά από είκοσι (20) έτη από την παραλαβή της αναφοράς.
• Τα δεδομένα διατηρούνται σε κάθε περίπτωση μέχρι την ολοκλήρωση κάθε έρευνας ή δικαστικής διαδικασίας που έχει εκκινήσει ως συνέπεια αναφοράς σε βάρος του αναφερόμενου, του αναφέροντος ή τρίτου προσώπου και μέχρι να παρέλθουν όλες οι σχετικές προθεσμίες που σχετίζονται καθ’ οιονδήποτε τρόπο με τις νομικές αυτές διαδικασίες. Η διαγραφή των προσωπικών δεδομένων συνεπάγεται τη διαγραφή όλων των αναγκαίων στοιχείων έτσι ώστε να μην είναι δυνατή η έμμεση ή άμεση ταυτοποίηση προσώπων. Ανωνυμοποιημένα δεδομένα μπορούν να διατηρηθούν για απεριόριστο χρονικό διάστημα π.χ. για στατιστική ανάλυση και βελτίωση των διαδικασιών.

 

9. Έγκριση και Επικαιροποίηση της Διαδικασίας Διαχείρισης Αναφορών

Η παρούσα Διαδικασία έχει εγκριθεί από το Διοικητικό Συμβούλιο του Κολλεγίου. Κάθε τροποποίηση στο κείμενο της Διαδικασίας Διαχείρισης Αναφορών, γίνεται μόνο κατόπιν έγκρισης από το Διοικητικό Συμβούλιο του Κολλεγίου και αυτόματα συνεπάγεται κωδικοποίηση του κειμένου της.

 

 

 

 

ΚΩΔΙΚΑΣ ΔΕΟΝΤΟΛΟΓΙΑΣ

Οι ακόλουθοι κανόνες αποτελούν τον Κώδικα Δεοντολογίας του Κολλεγίου (ο “Κώδικας”) που αφορά τους εμπλεκόμενους στη διαχείριση αναφορών, σύμφωνα με τον ν.4990/2022. Ο παρών Κώδικας προορίζεται να βοηθήσει τα μέρη στη λήψη δεοντολογικών και νόμιμων αποφάσεων κατά τη διαχείριση των ως άνω αναφορών.

Ο παρών Κώδικας έχει σχεδιαστεί για την αποτροπή παραβάσεων και την προώθηση:

-έντιμης και ηθικής συμπεριφοράς, συμπεριλαμβανομένου του ηθικού χειρισμού των πραγματικών και προφανών συγκρούσεων συμφερόντων μεταξύ προσωπικών και επαγγελματικών σχέσεων,

-της εσωτερικής αναφοράς σε κατάλληλο πρόσωπο ή πρόσωπα που προσδιορίζονται στην Πολιτική αναφορών και στη Διαδικασία διαχείρισης αναφορών

-λογοδοσίας για την τήρηση του Κώδικα.

Το Κολλέγιο αναμένει από τα εμπλεκόμενα μέρη να ενεργούν με υπεύθυνο τρόπο που διαφυλάσσει τη φήμη του, για ειλικρίνεια, ακεραιότητα και την υψηλότερη επαγγελματική δεοντολογία.

Ο παρών Κώδικας είναι μια δήλωση ορισμένων θεμελιωδών αρχών, πολιτικών και διαδικασιών που διέπουν τα εμπλεκόμενα μέρη κατά τη διαχείριση αναφορών, σύμφωνα με τον ν.4990/2022. Δεν προορίζεται και δεν δημιουργεί δικαιώματα σε οποιονδήποτε εργαζόμενο, πελάτη, προμηθευτή, ανταγωνιστή, μέτοχο ή οποιοδήποτε άλλο πρόσωπο ή οντότητα.

 

Πρότυπα συμπεριφοράς

1. Ειλικρινής και ηθική συμπεριφορά

Τα εμπλεκόμενα μέρη αναμένεται να ενεργούν και να εκτελούν τα καθήκοντά τους με ηθική και ειλικρίνεια, με τη μέγιστη δυνατή ακεραιότητα και σύμφωνα με τα αποδεκτά επαγγελματικά πρότυπα συμπεριφοράς. Η δεοντολογική συμπεριφορά περιλαμβάνει τον δεοντολογικό χειρισμό των πραγματικών ή φαινομενικών συγκρούσεων συμφερόντων μεταξύ προσωπικών και επαγγελματικών σχέσεων, όπως αναλύεται παρακάτω.

1. Συγκρούσεις συμφερόντων

Σύγκρουση συμφερόντων υπάρχει όταν το ιδιωτικό συμφέρον ενός προσώπου συγκρούεται ή φαίνεται να συγκρούεται με τα συμφέροντα της Εταιρείας. Σύγκρουση συμφερόντων μπορεί να προκύψει όταν ένα πρόσωπο προβαίνει σε ενέργειες ή έχει συμφέροντα που ενδέχεται να δυσχεράνουν την αντικειμενική και αποτελεσματική εκτέλεση της εργασίας του στην Εταιρεία. Για παράδειγμα, σύγκρουση συμφερόντων θα μπορούσε να προκύψει εάν ένα στέλεχος του Κολλεγίου, ή μέλος της οικογένειάς του, λαμβάνει αθέμιτα προσωπικά οφέλη ως αποτέλεσμα της θέσης του στο Κολλέγιο. Αν και δεν είναι δυνατόν να περιγραφεί κάθε κατάσταση στην οποία μπορεί να προκύψει σύγκρουση συμφερόντων, τα στελέχη του Κολλεγίου δεν πρέπει ποτέ να χρησιμοποιούν ή να προσπαθούν να χρησιμοποιήσουν τη θέση τους στο Κολλέγιο για να αποκτήσουν αθέμιτα προσωπικά οφέλη.

 

Γ.  Συμμόρφωση με νόμους και κανονισμούς

Η πολιτική του Κολλεγίου είναι να συμμορφώνεται με όλους τους ισχύοντες νόμους και κανονισμούς. Είναι προσωπική ευθύνη κάθε μέρους να τηρεί τα πρότυπα και τους περιορισμούς που επιβάλλονται από τους εν λόγω νόμους και κανονισμούς. Κατά την εκτέλεση των καθηκόντων του, κάθε μέρος θα προσπαθεί να συμμορφώνεται και να λαμβάνει τα κατάλληλα μέτρα εντός των τομέων ευθύνης του, ώστε το Κολλέγιο να συμμορφώνεται με τους ισχύοντες κανόνες.

 

Δ. Αρχές εκτέλεσης καθηκόντων

Οι Υπεύθυνοι διερεύνησης αναφορών και τα μέλη της Επιτροπής αξιολόγησης  αναφορών οφείλουν να λαμβάνουν υπόψη τους, κατά την εκτέλεση των καθηκόντων τους και στο μέτρο του δυνατού, όλες τις διαστάσεις του θέματος που χειρίζονται. Κατά τη διαχείριση αναφοράς απαιτείται σοβαρός και επαγγελματικός χειρισμός, που θα διακρίνεται από διακριτικότητα, εχεμύθεια και διαφύλαξη του απορρήτου.

 

Διαδικασίες συμμόρφωσης

1. Παρακολούθηση της συμμόρφωσης και πειθαρχικά μέτρα

Το Διοικητικό Συμβούλιο του Κολλεγίου, λαμβάνει εύλογα μέτρα κατά διαστήματα για

• την παρακολούθηση της συμμόρφωσης με τον Κώδικα, συμπεριλαμβανομένης της καθιέρωσης συστημάτων παρακολούθησης που είναι εύλογα σχεδιασμένα για τη διερεύνηση και τον εντοπισμό συμπεριφορών που παραβιάζουν τον Κώδικα, και
• όταν κρίνεται σκόπιμο, την επιβολή κατάλληλων πειθαρχικών μέτρων για παραβιάσεις του Κώδικα.

Τα πειθαρχικά μέτρα για παραβάσεις του Κώδικα μπορεί να περιλαμβάνουν, μεταξύ άλλων, προφορικές ή γραπτές επιπλήξεις, προειδοποιήσεις, συμβουλές, αναστολή εργασίας, υποβιβασμό, μειώσεις μισθών, λήξη της απασχόλησης ή της παρεχόμενης υπηρεσίας.

Η Διεύθυνση Ανθρώπινου Δυναμικού του Κολλεγίου υποβάλλει περιοδικά εκθέσεις στο Διοικητικό Συμβούλιο σχετικά με τις προσπάθειες συμμόρφωσης, συμπεριλαμβανομένων, αφενός, της περιοδικής αναφοράς των εικαζόμενων παραβιάσεων του Κώδικα και των ενεργειών που αναλήφθηκαν σε σχέση με κάθε τέτοια παραβίαση.

Ο παρών Κώδικας ισχύει από την ημερομηνία έγκρισής του από το Διοικητικό Συμβούλιο του Κολλεγίου.